Email这样写就对了——10 个你、我、创业家都要会的技巧

jopen 6年前

  Email 在约 1972 年由 Ray Tomlinson 发明,一直到了今天 Email 的使用已经成为了一种独特的文化。不同于社交网路如 非死book,Pintrest,Email 的使用比较在于工作的场合。大多数的人使用它来作为一种建立人脉、寻求工作或者是寻求投资者等的工具。

  Why Email?

  使用 Email 来处理公事的原因来自于一种性质:除非系统出了错,否则对方一定可以收到你的邮件。既然对方一定会收到,很多的时候往往是一封 Email 决胜负。你的 Email 写的好不好,能不能够引起他人对你的兴趣就是一个很重要的关键。

  Hello Code 的创办人 Belle Beth Cooper 在 The Next Web 上发表了一篇文章 「Email etiquette for entrepreneurs: How to get busy people to care」,文中讲了创业者该如何写 Email 给潜在的合作对象,文中所讲述的例子也同样的适用于一般人。

  一般创业者发 Email 的目的可以归类为下面几类:

  1、寻求帮助或介绍

  一般而言这类的 Email 主要是用来联络潜在的客户、投资者或者是员工。Belle 给了以下的建议:

  • 明确地说出你的需求

首先最重要的是明确的说出你到底要什么,说了太多冗长的话只会让对方不知道如何帮助你,更可能会让你的发信对象想要拒绝你。文中举了一个例子:

Iris Shoor from Takipi:

当我在一开始借由发 cold Email (冷不防 Email)来寻求未来合作机会的时候,我希望对方能给我的产品一些回馈以及建议却从来没有成功。我后来发现通常我越直接,我就越有机会可以获得与对方会 面的机会... 当你在寻求帮助的时候,通常在对方真的觉得可以帮助你的时候,你就越容易得到对方的回复。

以我个人成功的经验而言,就是要具体。像是直接约一个可以见面的时间,要求一个展示自己产品的机会看看对方是否愿意安装在自己的伺服器上。

  这样子的方式,让接收到你的 Email 的人明确的知道你究竟要什么,而不是在心里猜测你究竟要干嘛。

  我们在以求职来举例好了,假设今天你写信给一个 非死book 的 HR 希望可以获得一个面试工程师的机会。如果你无法明确地说出你的需求而写出下面的 Email:

亲爱的 HR 您好,我今天在电视上看到冰桶挑战这件事,发现马克真的是帅到一个掉渣。于是我又再回去看那部关于他的电影 “The Social Network” 觉得他不仅帅到掉渣还聪明到爆炸。我看完猛烈地觉得心中热血沸腾,感觉到要爆了。再加上我今天在家里看八点档看到一个桥段让觉得我该代替月亮来拯救这个世 界。blah ... blah ... 在这里附上我的简历,希望你可以给我一个面试机会!

  根据统计一般 HR 只会花大概 6 秒时间看你的简历,那你觉得看 Email 会花多久呢? 很有可能在看完前两句后你的 Email 就直接被无视了。

  • 清楚地说明你写这封 Email 的理由

  如果你写 Email 是为了向很忙碌的人寻求帮助,或者是你是想要毛遂自荐给一个一天到晚收到类似 Email 的人,那将你的理由说清楚或许可以帮助你更容易得到对方的回复。

  这就是你炫耀你已经先做过研究的时候了。如果你先做过了研究,告诉对方为什么你选择了他来进行你的诉求而不是随意的乱发一些对这些大忙人无关紧要的邮件。

  其实有很多的理由都可以提起对方回复你 Email 的意愿。举例而言,你可以说明你与对方是校友关係,或者是你是由某个对方认识的长辈推荐你来向他联络等等。

  • 让你的要求可以简单的持续追踪(Follow Up)

  通常根据不同性质的 Email,作者推荐写一小段关于自己以及关于自己新创公司的介绍。因为很多时候你可能是写信给中间人,希望他帮你做个介绍。如此一来那个中间人就可以直 接转发你的 Email。这样子你也帮了你的中间人省下了不少时间,因为他不再需要帮你做介绍并且说明你的公司究竟是在做些什么的。

  • 在你作介绍之前,先了解情况

  如果你要写 Email 向别人做自我介绍或是介绍别人之前,你该注意的事情是是否双方都对对方有兴趣。否则你很有可能会把整件事情弄成一个很尴尬的局面。先对双方都做好研究与了解,也可以加深别人对你的信赖感,相信你做的这个联结是有意义的。

  • 持续追踪

  通常在你没有得到对方回复的时候,发一封持续追踪的 Email 是一件很有技巧的事情。通常你的持续追踪 Email 在得体与恼人之间只有一线之隔。

  • 选择正确的目标

  早在最一开始,你就必须找到正确的目标这样子你就比较有可能可以免去等不到对方回复的痛苦了。对创业家而言这点相对容易做到,因为像是记者,投资者这类的人,通常你在网路上找到他们到底对什么比较感兴趣。

  • 增加价值

  当你写追踪 Email 的时候,每次都为你的 Email 增加点价值,可以让这个举动看你来没那么突兀。举例而言,你可以为对方推荐一些与他相关或者是他会感兴趣的产品,或者向他们提供一些帮助。

  • 知道何时放手

  知道何时该放手其实是比较有争议的,因为这取决于你的对象。有些人会告诉你,先万不要放手。而有些人会告诉你,假设你写了一封 cold Email 而三、四天之后你没有得到回复,代表你该放弃了。不论你怎么取决,值得注意的是当对方明确的告诉你不希望你再寄 Email 给他们,这代表你真的该放弃了。

  • 增加媒体曝光率

  作者也在这里替我们提供了一些小技巧。

  • 瞄准目标

  假设想要让自己的新创公司上新闻,却不知道该联络哪家媒体该怎么办呢?

  Crew 的共同创办人 Mikael 的策略是藉由你的竞争者来寻找对口媒体做法如下:

  1. 请去这个网站 http://www.alexa.com
  2. 搜寻你的对手的产品网址
  3. 点击 “Sites Linking In”
  4. 追踪作家与写手
  5. 多认识一些独立作家以及记者,可以帮助你让你的产品更容易的推上媒体的版面,因为你已经知道究竟你的产品适合由谁帮你做介绍。
  • 说谢谢

  如果你的产品成功地登上了媒体,千万别忘记向媒体朋友说声谢谢以及做事后的追踪。你可以发个短信,或者是 Email 来表达你对于媒体朋友的感谢,以及一些关于这则报导的反馈。

  如果你发现有某个媒体朋友特别对于你的产品的优点以及利基介绍的特别的详尽,那么你回报他最好的方式除了跟他说谢谢之外,如果你们的公司有什么新发表,或者是在你们的产业有什么新消息你也可以提供给他。

  • 寄出之前再等等

  最后,在每次寄出你的 Email 之前你应该要再仔细地读一次它。Scott Britton 提出了一个很好的检验自己的 cold Email 是否合格的方式。就是再读一次,并设身处地的设想,假设今天你是收到这封邮件的人那你是否会愿意给对方帮助呢?如果答桉是否定的,那么再重新好好改改内容 吧。毕竟有的时候写 Email 就像是会面的第一印象,搞砸了就很难救回来。