• 1. 项目沟通管理
  • 2. 项目沟通管理概述 沟通计划编制(计划过程组) 信息发布(执行过程组) 绩效报告(监控过程组) 项目关系人管理(监控过程组)目录
  • 3. 项目沟通管理概念: 沟通管理包括保证及时与恰当地生成、收集、加工处理、传播、存储、检索与管理项目信息所需的各个过程。
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  • 5. 项目沟通管理主要流程项目沟通管理包括以下几个主要流程 1)沟通计划编制:确定项目干系人的信息和沟通需求:谁需要什么信息、什么时需要、怎样向他们传递等; 2)信息分发:以合适的方式及时向项目干系人提供所需要的信息,包括实施沟通管理计划以及对突发的信息需求做出反应; 3)绩效报告:搜集、分发有关项目绩效信息的动态过程;包括状况报告、进度衡量和预测;绩效报告通常应当提供有关范围、进度、成本与质量的信息 4)项目干系人管理:对项目沟通进行管理,以满足信息需要者的需求并解决项目干系人的问题;项目干系人管理的主要目的是避免项目干系人在项目管理中发生严重分歧;项目干系人管理是项目经理的职责。
  • 6. 1、根据项目的实际情况,对项目的干系人进行分析,明确每个干系人的能力和专长。 2、根据干系人的特点制定沟通计划,决定共同的格式、传递渠道以及沟通的频率等。 3、在项目进行过程中,要把项目中的绩效信息通过绩效报告或者项目进展情况报告的形式及时地传达给相关的干系人,避免信息的缺失而带来的矛盾。 4、要通过信息的传递来促进干系人对相关问题达成一致,避免不必要的矛盾。如何进行沟通管理?
  • 7. 3。项目干系人分析(明确每个干系人的能力和专长)
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  • 9. 沟通需求分析是项目干系人信息需求的汇总。把所需信息的类型和格式以及价值分析相结合便可以定义沟通需求。 明确的界定谁与谁沟通,以及谁将接收什么信息。 项目成员可以看到哪些信息?项目经理?高层管理者?客户?访问权限?
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  • 11. 沟通障碍指那些导致信息失真、影响沟通有效性的因素。对于项目团队,沟通的主要障碍: 缺乏清晰的沟通渠道 技术语言方面的困难 沟通双方的时空距离 敌对的情绪 怀疑
  • 12. 沟通障碍对于项目团队成员,沟通的主要障碍: 掌握知识信息不够; 重点不突出或条理不清晰; 缺少聆听,有偏见,先入为主,判断错误; 准备不充分,未慎重思考就发表意见; 按自己思路,忽略别人的需求; 情绪不好/失去耐心,造成争执; 时间不充分;
  • 13. 信息收集和检索系统小组成员可通过各种方法共享信息,这样的方法包括手工案卷系统(manual filing systems)、电子文本数据库(electronic text databases)、项目管理软件,以及可以检索技术文件资料的系统(例如工程制图)。 注意使用项目内部网站和邮件系统。
  • 14. 信息发布方法信息发送系统(information distribution systems)。项目信息可使用多种方法发送。包括项目会议,复印文件发送,共享的网络电子数据库,传真,电子邮件,声音邮件,以及电视会议。
  • 15. 取得的经验和教训更新已取得的经验教训; 输入知识管理系统; 更新相关的政策、步骤和过程; 提高商务技巧; 完善全部产品和服务; 更新风险管理计划;
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  • 17. 状态评审会议 (status review meeting) 是绩效评估重要工具。 项目团队评审会议; 高级管理层评审会议; 客户项目评审会议; 注意状态评审会不同的频率和层次。
  • 18. 绩效报告(performance reporting) 收集所有基准数据并向项目干系人提供项目绩效信息。绩效信息包括为实现项目目标而投入的资源的使用情况。这样的过程有: 状况报告(status reporting)--描述项目当前的状况。 进展报告(progress reporting)--描述项目小组已完成的工作。项目周报、月报等。 预测--对未来项目的状况和进展作出预计。 绩效报告一般应提供范围、进度、成本、质量等信息。许多绩效报告也要提供风险和采购的信息。
  • 19. 绩效报告内容 项目进展和调整情况 项目完成情况 项目总投入、资金到位情况 资金实际支出情况 主要效益情况 财务制度执行情况 各职能团队的绩效 存在的问题及改进措施 预测/变更请求/其他说明问题
  • 20. 绩效报告通用格式包括条形图(也称为甘特图),S曲线、矩形图和表格。
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  • 22. 项目干系人管理对项目沟通进行管理,以满足干系人的需求并解决项目干系人之间的问题。由项目经理负责干系人管理。 客户/高层领导/项目团队 1 通过积极有效的沟通,满足项目干系人的需求; 2 当出现问题时,与项目干系人一起解决问题;
  • 23. 项目干系人管理的工具和技术1、沟通方法 面对面沟通;会议、邮件、视频会议、电话会议;(面对面会议是最有效的方法) 2、问题日志 确定问题-要因分析-制定解决方案-制定行动计划-实施行动计划-结果评价;
  • 24. 如何改进项目沟通(软技能) 1、使用项目管理信息系统(PMIS)辅助沟通; 2、建立沟通基础结构; 3、使用项目沟通模板; 4、把握项目沟通基本原则: 1)沟通内外有别; 2)非正式的沟通有助于关系的融洽; 3)采用对方能接受的沟通风格; 4)沟通的升级原则:即沟通的四步骤: (1)与对方沟通; (2)与对方的上级沟通; (3)与自己的上级沟通; (4)自己的上级与对方的上级沟通。 5)扫除沟通的障碍。
  • 25. 5、发展更好地沟通技能; 6、认识和把握人际沟通风格; 7、进行良好的冲突管理: 1)并非所有的冲突都是有害的,冲突经常是有利的; 2)常见的冲突:进度、成本、资源、技术、管理过程、项目优先级、个人冲突等; 3)产生冲突的原因:项目的高压环境、责任模糊、多个上级的存在、新技术的流行等; 4)解决冲突的五种策略:问题解决、妥协、圆滑(求同存异)、撤退、强迫等,详见上一章(项目的人力资源管理)的笔记。 召开高效的会议:主要措施有: 1)事先制定一个例会制度; 2)放弃可开可不开的会议; 3)明确会议的目的和期望的结果; 4)发布会议通知; 5)在会议之前将会议资料发给参会人员; 6)可以借助视频设备; 7)明确会议过程和规则; 8)会议要有纪要,会后要总结,提炼提纲; 9)做好会议的后勤保障。
  • 26. 练习1、为了实现有效的时间表控制,你的项目小组必须对任何可能造成未来的问题的事情保持警觉。为了实现这个目的,小组应该: A、参阅绩效报告 B、排除任何项目变更 C、不断修正时间表管理计划 D、评估项目进展
  • 27. 参考答案:A2、在项目结束阶段,大量的行政管理问题必须得到解决。一个重要问题是评估项目有效性。完成这项评估的方法之一是: A、制作绩效报告 B、进行考察 C、举行绩效评估会议 D、进行采购审计
  • 28. 参考答案:C2、在项目结束阶段,大量的行政管理问题必须得到解决。一个重要问题是评估项目有效性。完成这项评估的方法之一是: A、制作绩效报告 B、进行考察 C、举行绩效评估会议 D、进行采购审计
  • 29. 参考答案:C3、你管理一个虚拟项目小组。你的小组成员所处的地理位置不同,只能见面开会一到两次。项目已经进行几个月,你强烈地感到你的小组成员没有将自己看作是一个团队的一员。为了改变这个局面,你应该: A、确保每位成员通过电子出件作为通讯手段 B、指令小组成员执行组织安排的任务 C、创造出强化分散小组成员间团结性的标志事物和结构 D、向小组成员提供最先进的通讯技术和工具并指导使用
  • 30. 参考答案:C4、事关项目未来成败的重要决策,要由项目业主决定。为了帮助业主作出明智决策,项目经理应该: A、隐瞒可能会让项目团队或高层管理难堪的信息 B、充分准备各种图表 C、使用仅表明本周信息的进度图表 D、定期规范地提供准确完整及时的数据资料
  • 31. 参考答案:D5、项目收尾的结束规划包括所有下列事项,除了: A、为下一个项目保留所有的资源 B、记录已建的产品或完成的安装 C、项目过程历史报告 D、移交责任
  • 32. 参考答案:A6、在项目或一个组织内部建立一个非正式的沟通网络是通过: A、向上自由流 B、水平自由流 C、不受限制的交流 D、项目经理利用其与项目利害相关者的非正式的关系的能力
  • 33. 参考答案:D7、项目团队成员能与项目经理成功沟通的程度主要地取决于: A、项目经理如何有效地与团队建立关系 B、项目经理在组织层级中的地位 C、项目的规模和性质 D、项目经理的薪水和年龄
  • 34. 参考答案:A8、项目经理应该使用书面的而不是口头的沟通的主要理由是: A、文件记录 B、反馈 C、成本 D、消除障碍
  • 35. 参考答案:A9、管理收尾包括所有下列事项,除了: A、项目验收 B、合同清算 C、项目文件档案 D、经验教训学习
  • 36. 参考答案:B10、有效的沟通要求在发送者和接收者之间进行信息交换。可以通过下列哪些基本要素来促进这种交换: A、阅读,写和听 B、展示良好的说话和倾听习惯 C、沟通者,编码,信息,传输媒介,解码,接收者和反馈 D、包括书面的和口述方式的正式的沟通计划
  • 37. 参考答案:C11、由谁负责确保讯息清楚、明确和完整? A.项目经理 B.讯息的发送者 C.讯息的接受者 D.讯息的发送和接受者
  • 38. 参考答案:B12、与其他人商谈,达到一致的过程称为: A、双赢 B、谈判 C、获得赞同 D、对抗
  • 39. 参考答案:B
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  • 45. C